Kepala Bagian Hukum dan Pelayanan Informasi

Mempunyai tugas membantu Sekretariat DPRD dalam menyiapkan produk-produk hukum, pembinaan dan pengembangan hubungan masyarakat, penerimaan aspirasi, keprotokolan, perpustakaan dan pengkajian data-data serta pengelolaan dan penyajian informasi dengan uraian tugas sebagai berikut:

1. Pengumpulan bahan-bahan, produk-produk hukum seperti Undang-Undang, Peraturan Pemerintah, Keputusan Menteri dan bahan-bahan lainnya;
2. Penyiapan bahan penyusunan pedoman dan teknis pembinaan pengembangan hubungan masyarakat;
3. Pemberian fasilitasi hubungan timbale balik antara DPRD, Pemerintah dan masyarakat;
4. Penanganan dan pemberitaan kegiatan DPRD;
5. Pemberian fasilitasi masyarakat yang menyampaikan aspirasinya kepada DPRD;
6. Pengumpulan, penyaringan dan pengolah / analisa informasi;
7. Penataan dokumen kegiatan DPRD dan naskah lainnya yang dipandang perlu;
8. Pengkajian, pengolahan dan pelayanan informasi serta pembinaan perpustakaan;
9. Pemberian saran pertimbangan kepada sekretariat DPRD mengenai hal-hal yang berkaitan dengan keprotokolan dan kehumasan DPRD;
10. Pelaksanaan tugas lainnya di bidang hukum dan pelayanan informasi yang diberikan oleh Sekretariat DPRD.

A. Kepala Sub Bagian Produk Hukum

Mempunyai tugas memimpin pelaksanaan tugas-tugas yang ada pada Sub Bagian Produk Hukum dengan uraian sebagai berikut:

1. Mengumpul dan mengolah bahan perumusan kebijakan teknis penyusunan Perda dan Keputusan Pimpinan DPRD;
2. Melakukan penatausahaan terhadap produk-produk hukum seperti Perda, Undang-Undang, PP, Kepmen dan lainnya;
3. Melakukan penggadaan dan proses lainnya atas Rancangan Peraturan Daerah yang diajukan Eksekutif untuk dijadikan pembahasan DPRD;
4. Menghimpun dan mengklasifikasikan produk DPRD serta Peraturan perundang-undangan yang berhubungan dengan kegiatan DPRD;
5. Mempersiapkan konsep rancangan Peraturan Daerah;
6. Menghimpun dan mengolah serta melakukan pengkajian peraturan perundang-undangan yang berhubungan dengan tugas dan fungsi Dewan;
7. Menyusun program kerja dan laporan kegiatan Sub Bagian Produk hukum yang akan diserahkan kepada Sub bagian Umum sebagai bahan penyusuana program kerja Sekretariat DPRD;
8. Mengarsip dan menjaga produk-produk hukum yang ada;
9. Melaksanakan tugas lainnya di bidang produk hukum yang diberikan oleh kepala bagian.

B. Kepala Sub Bagaian Dokumentasi dan Perpustakaan

Mempunyai tugas memimpin pelaksanaan tugas-tugas yang ada pada Sub Bagian Dokumentasi dan Perpustakaan dengan uraian tugas sebagai berikut:

1. Mengatur penugasan fotografer dan kameramen berdasarkan kegiatan yang ada;
2. Menjaga dan memelihara peralatan audio visual Sub Bagian Dokumentasi agar selalu siap untuk digunakan;
3. Mengurus masalah periklanan;
4. Meliput berita media cetak dan elektronik;
5. Menyimpan semua arsip dokumen sebagai bahan untuk dapat dipertanggungjawabkan;
6. Mengatur langganan media cetak;
7. Membuat kliping, pers DPRD yang diambil dari berita-berita yang tersebut di Koran dan majalah serta mendistribusikan sesuai keperluan;
8. Mengumpulkan biodata Anggota DPRD;
9. Menghimpun, mengolah, mengkaji data dan menyajikan berbagai kegiatan DPRD melalui dokumentasi;
10. Membuat agenda kerja dan kalender setiap akhir tahun;
11. Mendata dan melengkapi bahan-bahan bacaan (referensi/literature) yang diperlukan untuk perpustakaan DPRD Provinsi Kepulauan Riau;
12. Melengkapi sarana dan prasarana perpustakaan untuk mewujudkan suatu perpustakaan yang representatif;
13. Membuat katalog buku-buku / bahan bacaan yang ada;
14. Meningkatkan dan mengembangkan perpustakaan baik sarana maupun prasarana dalam rangka menunjang kegiatan Anggota dewan serta meningkatkan pengetahuan Staf Sekretariat DPRD;
15. Membuat kartu pustaka dan mencatat data pinjaman buku-buku;
16. Menginventarisir dan megklasifikasi dokumentasi untuk penataan album foto;
17. Melaksanakan tugas lainnya di bidang dokumentasi dan perpustakaan yang diberikan dibeli Kepala Bagian.

C. Kepala Sub Bagian Protokol dan Humas

Mempunyai tugas memimpin pelaksanaan tugas-tugas yang ada pada Sub Bagina Protokol dan Humas dengan uraian tugas sebagai berikut:

1. Mengecek dan melaksanakn tugas yang diinstruksikan Pimpinan pada disposisi surat untuk mencantumkan prioritas kerja;
2. Mengurus dan mengatur penerimaam tamu-tamu dalam rapat-rapat dewan;
3. Memfasilitasi hubungan timbal balik antara DPRD dengan Pemerintah dan Masyarakat;
4. Mengatur pelaksanaan acara kegiatan DPRD;
5. Mengadakan hubungan kerja sama dengan instansi lain yang bersangkutan dengan kegiatan keprotokolan;
6. Mendampingi Pimpinan dan Anggota DPRD dalam melaksanakan kegiatan diluar kantor sesuai petunjuk Pimpinan;
7. Mengatur persiapan rapat-rapat, pertemuan yang memerlukan pelayanan bersifat keprotokolan;
8. Menyiapkan bahan penyusunan pedoman dan teknis pembinaan pengembangan hubungan masyarakat;
9. Menampung aspirasi yang disampaikan masyarakat ke DPRD dan menyalurkan kepada alat kelengkapan DPRD sesuai sifat dan keperluannya;
10. Melakukan penanganan dan pemberitaan kegiatan DPRD;
11. Menghimpun, mengelola, mengkaji data dan menyajikan berbagai kegiatan DPRD melalui protokol dan humas;
12. Membuat buku panduan protap (prosedur tetap) bagi kelancaran pelaksanaan tugas protokol;
13. Melaksanakan tugas lainnya di bidang protokol dan humas yang diberikan oleh kepala bagian;